Licencias que pueden ser aplicables a personas empleadas durante periodo COVID-19

Por: Ayuda Legal Puerto Rico
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¿Qué licencias temporeras se han creado a raíz de la emergencia del COVID-19? ¿Cuándo se puede usar la licencia de vacaciones en el contexto del toque de queda? ¿De dónde sale esta información? Para más información sobre el Covid-19 Si busca representación legal

¿Qué licencias temporeras se han creado a raíz de la emergencia del COVID-19?


Families First Coronavirus Response Act of 2020 (FFCRA)

 

El 18 de marzo de 2020, el presidente de Estados Unidos firmó esta ley, la cual entra en vigor el 1 de abril de 2020, crea una nueva licencia con paga por enfermedad y flexibiliza los requisitos y beneficios de la Ley Federal de Ausencia Familiar y Médica (Family and Medical Leave Act o FMLA, por sus siglas en inglés. Estas dos licencias son exigibles a partir del 1 de abril de 2020 si se cumple con ciertos requisitos y expiran el 31 de diciembre de 2020. Los gastos en los que incurran los patronos elegibles al otorgar estas licencias podrían ser reembolsados por el gobierno federal.

 

¿Qué patronos deberán proveer estas licencias en Puerto Rico a partir del 1 de abril de 2020?


  • Los patronos que continúan operando porque están exentos de la Orden Ejecutiva que decreta el toque de queda y cierre.

  • Los patronos que continúan operando de manera remota.

  • Aplica a entidades con fines de lucro y sin fines de lucro.

  • Si el patrono está cerrado y no tiene trabajo para la persona empleada, la persona empleada no podrá tomar la licencia hasta que se reanuden las labores.

 

* El 27 de marzo de 2020, la Secretaria del Trabajo y Recursos Humanos en Puerto Rico solicitó Reconsideración al Departamento del Trabajo Federal sobre la aplicación de las Guías para la aplicación de estas licencias en el caso de Puerto Rico. 

 

¿Existe alguna excepción?


  • Los patronos que tienen 50 personas empleadas o menos que así lo soliciten podrían estar excluidos de otorgar las licencias a sus personas empleadas, únicamente para el propósito de cuidar a su hijo o hija que no tiene escuela o cuido disponible por motivo del COVID-19, cuando la imposición de tales requisitos pondría en riesgo la viabilidad del negocio. Por ejemplo, que todas las personas empleadas se encuentren bajo una licencia. La exención se limita a este propósito y estos patronos tienen la obligación de conceder la licencia federal por enfermedad para los restantes 5 usos permitidos. 

 

¿Las personas que son empleadas públicas tienen derecho a estas licencias?


Sí. Las personas empleadas del Gobierno de Puerto Rico están cubiertas bajo el FFCRA que creó las licencias y, en términos generales, van a tener derecho a las licencias, a menos que estén dentro de una de las siguientes categorías excluidas:

 

  • Personas empleadas de proveedores de servicios de salud, tales como:

- cualquier consultorio médico,

- hospital,

- centro de atención médica,

- clínica,

- institución educativa postsecundaria que ofrece instrucción de atención médica,

- escuela de medicina,

- departamento o agencia de salud local,

- centro de enfermería,

- centro de retiro,

- hogar de personas adultas mayores,

- cuido en el hogar,

- cualquier instalación que realice pruebas de laboratorio o médicas,

- farmacia,

- cualquier institución, empleador o entidad similar,

- entidad que brinde servicios médicos, producza productos médicos o que de otra manera participe en la fabricación de equipos, medicamentos, pruebas, vacunas, vehículos de diagnóstico o tratamientos relacionados con COVID-19,

- proveedor de atención médica necesario para la respuesta a COVID-19,

- cualquier persona empleada por una entidad que tenga contrato para proporcionar servicios o para mantener la operación de cualquiera de las instituciones descritas antes

 

  • Proveedores de servicios de emergencia, incluyendo:

- cualquier persona necesaria para proporcionar transporte, atención, atención médica, comodidad y nutrición de pacientes y otros, necesaria para la respuesta a COVID-19, 

- la guardia militar o nacional,

- agentes de la ley,

- personal de instituciones correccionales,

- bomberos,

- personal de servicios médicos de emergencia,

- médicos,

- personas enfermeras,

- personal de salud pública,

- técnicos médicos de emergencia,

- paramédicos,

- personal de gestión de emergencias,

- personas operadoras del 9-1-1,

- personas trabajadoras sociales, 

- proveedores de servicios, personal de obras públicas y personas con habilidades o capacitación para operar equipos especializados u otras habilidades necesarias para proporcionar ayuda en la emergencia declarada o mantener el funcionamiento de la instalación, o

- cualquier persona que la gobernadora determine que es un respondedor de emergencia necesario para la respuesta a COVID-19 

 

¿Las personas que son empleadas del gobierno federal tienen derecho a estas licencias?


Si usted es empleada del gobierno federal debe revisar aquí si tiene derecho a estas licencias bajo FFCRA. 

 

1. "Emergency Paid Sick Leave Act of 2020"


  • Esta es una licencia por enfermedad con paga por dos semanas, aplicable a personas empleadas que trabajan para patronos privados con menos de 500 personas empleadas.

  • No importa el tiempo que la persona empleada lleve trabajando para ese patrono, ni si está en periodo probatorio.

  • Si la persona está en periodo probatorio, este se interrumpe automáticamente y continuará una vez la persona regrese a trabajar.

  • Para tener derecho a esta licencia no es necesario agotar otras licencias. 

 

 

¿Cuándo estos patronos deberán proveer esta licencia?


Cuando a la persona empleada se le haga imposible trabajar y el patrono tenga trabajo para ella, incluyendo de manera remota, por alguna de las siguientes razones:

 

  1. La persona empleada está sujeta a una orden de aislamiento o cuarentena, ya sea por disposición federal, estatal o local, relacionada al COVID-19.

  2. Un proveedor de cuidado de la salud ha aconsejado a la persona empleada que permanezca en cuarentena debido a preocupaciones relacionadas al COVID-19. 

  3. La persona empleada tiene síntomas de COVID-19 y se encuentra procurando un diagnóstico médico.

  4. La persona empleada se encuentra cuidando a una persona que está sujeta a una orden de aislamiento o cuarentena, ya sea ordenada por el gobierno o por un proveedor de cuidado de la salud. Aplica cuando la persona no puede cuidar de sí misma y depende de la persona empleada para cuidado y esto impide que la persona pueda trabajar de forma presencial o remota. La licencia no aplica para cuidar a alguien con quien la persona empleada no tiene ninguna relación personal, o no espera o depende de su atención durante la cuarentena. 

  5. La persona empleada está cuidando a su hijo o hija menor de 18 años, cuya escuela o lugar de cuido ha cerrado, o su proveedor de cuido no está disponible por preocupaciones relacionadas al COVID-19. Aplica únicamente cuando ninguna otra persona adecuada está disponible para cuidar al hijo o hija durante el período de licencia solicitado. 

  6. La persona empleada está padeciendo de cualquier otra condición sustancialmente similar especificada por el Secretario de Salud y Servicios Humanos federal, en consulta con el Secretario del Tesoro y el Secretario del Trabajo federal. 

 

  • Si la licencia se usa para las razones 1 a la 3, la persona empleada tendrá derecho a recibir su salario regular completo. 

  • Si la licencia se usa para las razones 4 a la 6, la persona empleada tendrá derecho a por lo menos 2/3 partes de su salario regular.

  • Los patronos que son proveedores de cuidado de salud o de primera respuesta pueden excluir a sus personas empleadas de la aplicación de esta licencia. 

 

¿Cuál es la compensación cuando la persona es empleada a tiempo completo?


  • Las personas empleadas a tiempo completo que tengan derecho a esta licencia tendrán derecho a 80 horas con paga, hasta un máximo de $511 por día y un tope de $5,110. 
  • Cada persona tiene derecho a un límite de 80 horas de licencia federal por enfermedad durante el periodo de vigencia de la misma. Si una persona toma menos de 80 horas con un patrono y luego cambia de patrono, tendrá derecho a usar el restante de la licencia federal con paga si el nuevo patrono está cubierto por esta ley. 

 

¿Cuál es la compensación cuando la persona es empleada a tiempo parcial?


Para calcular la compensación de una persona empleada a tiempo parcial que tenga derecho a esta licencia, se deberán promediar las horas que normalmente esa persona trabaja en 2 semanas y se compensará hasta un máximo de $200 por día y $2,000 en total. 

 

¿Qué pueden hacer y qué no pueden hacer los patronos?


  • Deben publicar en un sitio visible del lugar de trabajo un aviso con información de esta licencia. Este aviso fue preparado y publicado por el Secretario del Trabajo Federal. Vea el aviso aquí

  • Pueden establecer normas o políticas de notificación razonables durante el disfrute de la licencia.

  • No pueden despedir, disciplinar o de cualquier otra manera discriminar a una persona empleada que utilice la licencia, haya presentado una querella o haber testificado en un proceso relacionado.

  • No pueden requerirle a la persona empleada que utilice otra licencia antes de usar esta.

 

2. "Emergency Family and Medical Leave Expansion Act of 2020"


La Family and Medical Leave Act (FMLA) fue enmendada para incluir una nueva razón para tener derecho a su licencia de 12 semanas. Desde el 1 de abril hasta el 31 de diciembre de 2020, las personas empleadas a quienes se les imposibilita ir a trabajar (incluso de manera remota), pueden usarla porque debido a una emergencia de salud pública relacionada a COVID-19:

 

  • la escuela o lugar de cuido de su hijo o hija menor de 18 años ha cerrado o
  • el proveedor de cuido del hijo o hija menor no está disponible. Pueden ser proveedores de cuido remunerados o no remunerados siempre que se cumpla con los demás requisitos para la licencia. 

 

Esta licencia aplica a personas empleadas que hayan trabajado al menos 30 días calendario para un patrono con menos de 500 personas empleadas.

 

La licencia aplica cuando ninguna otra persona adecuada está disponible para cuidar a la persona menor durante el período de licencia solicitado. 

 

¿Qué patronos deberán proveer esta licencia en Puerto Rico a partir del 2 de abril de 2020?


  • Los patronos que continúan operando porque están exentos de la Orden Ejecutiva que decreta el toque de queda y cierre.

  • Los patronos que continúan operando de manera remota.

 

¿Cuándo estos patronos deben proveer esta licencia?


Cuando a una persona empleada se le hace imposible ir a trabajar (incluso de manera remota), porque debido a una emergencia de salud pública relacionada a COVID-19:

 

- la escuela o lugar de cuido de su hijo o hija menor de 18 años ha cerrado o

- el proveedor de cuido del hijo o hija menor no está disponible

 

  • Como regla general, las primeras dos semanas de esta licencia pueden ser sin paga. 

  • Sin embargo, la persona empleada puede sustituir este periodo de dos semanas iniciales por cualquier licencia acumulada de vacaciones, enfermedad, personal o la nueva licencia con paga por enfermedad por COVID-19.

  • Durante las 10 semanas restantes, la persona empleada tiene derecho a recibir un mínimo de 2/3 partes de su salario regular por la cantidad de horas que normalmente la persona está programada para trabajar, con un tope diario de $200 y un máximo de $10,000 en total.

 

¿Qué obligaciones tienen los patronos en cuanto a reserva de empleo?


  • Los patronos con 25 personas empleadas o más deben devolver a la persona empleada a la misma posición o una equivalente cuando esta se reincorpore al trabajo. 

  • Los patronos con menos de 25 personas empleadas están excluidas de este requisito si, después de que la persona empleada se acogió a la licencia, su puesto deja de existir debido a condiciones económicas u otros cambios operacionales que afecten los empleos y sean causados por la emergencia de salud pública durante el tiempo en que la persona empleada disfrutó la licencia. Esto, sujeto a que el patrono haga intentos razonables para devolver a la persona a un puesto equivalente al que se desempeñaba cuando se acogió a la licencia

 

¿Qué personas empleadas pueden estar excluidas de estas licencias?


Pueden ser excluidas discrecionalmente de una o ambas licencias:

 

  • Proveedores de atención médica
  • Personal de respuesta a emergencia

 

¿Cuándo pueden usarse las licencias de forma intermitente y cuándo no?


  • Ambas licencias pueden usarse de forma intermitente si el patrono y la persona empleada lo acuerdan. Si no existe acuerdo, la licencia debe ser disfrutada de forma consecutiva. 

  • Si un patrono requiere o permite que un patrono trabaje de forma remota, el patrono y la persona empleada pueden acordar el uso intermitente de alguna de las licencias mientras la persona empleada está trabajando a distancia. Esto incluye usar la licencia federal para cuidar a un familiar sujeto a una orden de cuarentena por cierta cantidad de horas al día y trabajar el resto de su jornada. 

  • En el caso de las personas empleadas que continúan reportándose presencialmente al lugar de trabajo, solo podrán acordar tomar las licencias de forma fraccionada cuando sea por razón de que tiene que cuidar a su hijo o hija porque su escuela o lugar de cuido está cerrado por razones relacionadas al COVID-19. Esto es porque la razón de la ausencia no se debe a tener la enfermedad o estar expuesta a ella. 

  • En el caso de las personas empleadas que continúan reportándose presencialmente al lugar de trabajo, está prohibido que use su licencia de forma intermitente por los motivos restantes relacionados a tener o haber estado expuesta a la enfermedad, debido al alto riesgo de que la persona pueda propagar el COVID-19 a otras personas en el lugar de trabajo. En esos casos, la licencia tiene que usarse de manera consecutiva. 

 

¿Cómo debe ser la notificación de la persona empleada cuando necesite tomar alguna de las licencias?


  • El patrono puede requerir que se sigan procedimientos de notificación razonables para el uso de estas licencias. 

  • No se permite que el patrono requiera que la notificación se haga por adelantado. 

  • Como regla general , se considera razonable que el patrono requiera que se le notifique tan pronto como sea posible luego de que la persona pierda un día de trabajo o porción del día, tomando en cuenta las circunstancias de cada caso. 

  • Como excepción a la regla, cuando una persona empleada solicita alguna de las licencias para cuidar a su hijo o hija, si era previsible la necesidad de la licencia, se debe notificar al patrono sobre esta necesidad tan pronto sea posible. 

  • La notificación puede ser verbal.

  • Se debe proveer información suficiente para que el patrono pueda determinar si la licencia solicitada está cubierta por la FFCRA

  • El patrono no puede requerir que la notificación incluya documentos que excedan lo permitido por el Reglamento Federal. 

  • Si una persona empleada no presenta el aviso apropiado, el patrono debe notificar la falla y darle una oportunidad de entregar evidencia antes de denegar la solicitud. 

 

¿Qué documentos o información debe entregar la persona empleada sobre la necesidad de alguna de las licencias?


  • Su nombre
  • Las fechas para las que solicita la licencia
  • La razón (relacionada al COVID-19) por la cual interesa solicitar la licencia
  • Una declaración oral o escrita donde se exprese que no se puede trabajar por la razón aplicable bajo la FFCRA
  • Se pudiera requerir información adicional en algunas de estas instancias:

 

  1. Si la persona empleada está sujeta a una orden de aislamiento o cuarentena, o va a cuidar a alguien sujeta a una, debe ofrecer el nombre de la entidad gubernamental que emitió la orden. 

  2. Si va a permanecer en cuarentena o a cuidar a alguien en base a una recomendación médica, debe ofrecer el nombre del proveedor de atención médica que recomendó la cuarentena. 

  3. Si es para cuidar a un hijo o hija que no tiene escuela o cuido, se debe ofrecer:

 

- el nombre del hijo o hija,

- el nombre de la escuela o cuido, 

- una declaración que exprese que ninguna otra persona adecuada está disponible para cuidarle durante el tiempo solicitado

 

¿Qué puede hacer una persona empleada que entiende que tiene derecho a acogerse a estas licencias y su patrono no se las concede o se niega a compensarlas?


Puede llamar al 1-866-4US-WAGE (1-866-487-9243) o a la oficina de Puerto Rico de la División de Horas y Salarios del Departamento del Trabajo Federal al 787-775-1947 para hacer preguntas o someter una querella. 

 

 

¿Cuándo se puede usar la licencia de vacaciones en el contexto del toque de queda?


  • Las personas empleadas de empresas privadas que cuentan con balance en sus licencias de vacaciones a las que sus patronos no les puedan compensar voluntariamente durante el cese de operaciones durante la emergencia del COVID-19 pueden cargar las horas no trabajadas a la licencia de vacaciones. 

 

¿Qué pasa si la persona empleada se opone a que se cargue el tiempo no trabajado a la licencia de vacaciones?


  • Si la persona empleada se opone, el patrono no puede cargar el tiempo no trabajado a la licencia de vacaciones. 
  • Si la persona empleada se opone a que se carguen el tiempo no trabajado a la licencia de vacaciones puede que no sea compensada durante el periodo de cierre. 

 

¿Qué otras alternativas tiene una persona empleada que se opone a que se cargue el tiempo no trabajado a la licencia de vacaciones?


  • Si tiene balance de otra licencia, como la licencia de enfermedad, puede solicitarle al patrono que lo cargue a esa licencia.
  • Puede solicitar una licencia sin paga.

 

¿Cuándo se puede solicitar una Licencia de emergencia con paga?


  • La Ley Núm. 37-2020 enmendó la Ley Núm. 180 de 27 de julio de 1998, según enmendada, conocida como la Ley de Salario Mínimo, Vacaciones y Licencia por Enfermedad.
  • Esto, para establecer que durante declaraciones de estado de emergencia decretado por la Gobernadora de Puerto Rico o el Departamento de Salud, una persona empleada que cumpla con los siguientes requisitos puede usar una licencia especial por emergencias de hasta 5 días con paga: 

 

1. Sufre la enfermedad o epidemia que provoque el estado de emergencia

2. Tiene que haber agotado todas las licencias con paga a las que tenga derecho y tenga acumuladas antes de usar esta licencia, pero continuar enferma

 

  • El uso de esta licencia no se considera tiempo trabajado para fines de la acumulación de la licencia para vacaciones y por enfermedad.
  • La ley permite que el patrono y la persona empleada lleguen a acuerdos para el uso fraccionado de la licencia. 
  • Para calcular la compensación bajo la licencia por emergencia, los patronos deben pagar a base del día regular de trabajo al momento de usarse el beneficio, tomando en consideración las disposiciones aplicables al pago de la licencia por vacaciones y por enfermedad

 

¿Qué ocurre con las licencias de las personas empleadas no exentas que se encuentran en periodo probatorio?


  • Acumulan licencia de enfermedad desde el comienzo en el empleo y pueden usarla tan pronto se acumule.
  • Acumulan licencia de vacaciones retroactivamente una vez complen 6 meses en el empleo.

 

¿Qué ocurre con las licencias de las personas empleadas exentas?


  • Las personas empleadas exentas, a quienes se les compensa por semana, que acumulan alguna licencia y que no están recibiendo compensación porque no ha realizado tareas de forma presencial o remota en alguna semana pueden utilizarla durante el periodo de cierre según sea acordado con el patrono. 

 

Para más información sobre el Covid-19


Encuentre aquí más información sobre incentivos y medidas económicas relacionadas a la emergencia por COVID-19. 

 

Vea más información sobre las nuevas licencias temporeras creadas por el FFCRA aquí

 

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Última revisión y actualización: Jul 14, 2020