El registro es el primer paso para que una persona menor de edad (a partir de los 3 años) que se sospecha pueda tener una condición o diagnóstico que afecte su desempeño académico pueda recibir los servicios del Programa de Educación Especial del Departamento de Educación.

Cuando una persona dentro de la institución escolar (maestra, consejera, directora, etc) observe que una estudiante presenta los criterios para el Programa de Educación Especial debe recopilar información sobre su desempeño académico, comportamiento y aprovechamiento escolar y crear un expediente para la persona menor. Una vez recopilada la información, la escuela convocará a los padres del menor (o las personas o persona encargada) a una reunión para evaluar las necesidades educativas de el o la estudiante y su posible necesidad de servicios. Por su parte, una madre, padre o encargado legal que entiende que su hijo o hija  requiere los servicios del Programa de Educación Especial, puede solicitar a la persona encargada de la escuela que inicie el procedimiento dentro de la institución escolar. 

El Registro se realiza en el Centro de Servicios de Educación Especial. Generalmente, la persona encargada de el o la estudiante es responsable de llevar los documentos  que la escuela entrega al Centro de Servicios de Educación Especial correspondiente a su municipio de residencia. En casos excepcionales donde los padres o encargados del menor por razones significativas de salud, incapacidad u otra razón válida estén imposibilitados de visitar el Centro de Servicios de manera presencial, se puede realizar un proceso de registro bajo circunstancias especiales. Este proceso permite, que si se evidencia esta imposibilidad de asistir, la escuela quede autorizada a realizar el registro en sustitución de los padres o encargados.

La Unidad de Orientación y Registro Continuo del Centro de Servicios de Educación Especial correspondiente se encargará de recibir los documentos del registro y orientar a los padres o encargados sobre los próximos pasos. Con el consentimiento de los padres se referirá a el o la estudiante a la evaluación inicial y se coordinará una reunión de seguimiento para discutir los resultados de la evaluación y determinar si el o la estudiante es elegible al Programa de Educación Especial.

En esta reunión los padres o encargados tienen derecho a recibir copia de los siguientes documentos:

• Documento de derechos y responsabilidades de los padres

• Manual de Educación Especial para madres, padres y encargados

• Planilla de Registro 

• Cita con fecha y lugar de la evaluación inicial

• Cita con fecha y lugar para reunión con el COMPU

Nota: Es recomendable guardar bien todos los documentos que se le entreguen, sean físicos o digitales.

La evaluación inicial debe llevarse a cabo dentro de los 30 días siguientes a la fecha del registro. El Departamento de Educación, a través del Centro de Servicios de Educación Especial, es responsable de coordinar la fecha y centro en que la estudiante será evaluada por una persona especialista y también debe asumir  el costo de dicha evaluación. La estudiante será evaluada en todas las áreas relacionadas con el posible impedimento.

Si los padres ya cuentan con una evaluación privada puede llevar copia de la misma al Centro de Servicios de Educación Especial y se adelanta el proceso de determinación de elegibilidad.

Nota: En caso de que el Departamento de Educación no cuente con el especialista necesario para llevar a cabo una evaluación, se le podrá solicitar a los padres o encargados de la estudiante que utilicen el seguro médico, público o privado, de el o la estudiante para proveer los servicios de evaluación o tratamiento. Para esto los padres o encargados deben dar su consentimiento informado por escrito.

Una vez recibidos los resultados de la evaluación o evaluaciones realizadas se citará a las personas encargadas a una reunión con el COMPU para discutir los resultados y determinar si la estudiante es elegible al Programa de Educación Especial. Esta reunión debe realizarse dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la evaluación.

Los padres tienen derecho a revisar, recibir copia y hacer preguntas sobre la evaluación. Además, podrán aceptar, rechazar, o rechazar parcialmente la evaluación realizada si no están de acuerdo con los resultados y recomendaciones que se incluyen. En estos casos, se debe documentar la razón del rechazo y el Departamento le debe informar a los padres que pueden obtener una evaluación privada independiente y a su costo. 

Luego de determinar que la estudiante es elegible para el Programa de Educación Especial se enviarán los documentos del registro, evaluación y determinación de elegibilidad a la escuela para la redacción del Programa Educativo Individualizado (PEI). Además, el Departamento debe orientar a las personas encargadas sobre los próximos pasos.

1. Las evaluaciones realizadas evidencian la presencia de alguna condición, diagnóstico o rezago,
2. que  puede limitar negativamente o afectar su educación y progreso académico;
3. Por tal razón, necesita una educación especialmente diseñada.

La determinación de elegibilidad debe estar fundamentada en todos los documentos preparados durante el registro sobre el aprovechamiento escolar de la estudiante, así como evaluaciones y cualquier otro documento relacionado.

Sí. El procedimiento de registro y evaluación inicial será el mismo para estudiantes ubicados en escuelas privadas. Sin embargo, en la reunión de determinación de elegibilidad se completará el Programa Educativo Individualizado en el propio Centro de Servicios de Educación Especial, en lugar de referir a la escuela.

El Departamento de Educación hará dos gestiones adicionales con nuevas fechas para la reunión.  Si luego de los tres intentos, no se logra asistencia (presencial o por medios alternos) se entenderá como que no existe interés en los servicios y la estudiante será inactivada del Programa.

• Manual de Procedimientos de Educación Especial 2020

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